Hur man deltar i sammanträden

För att verkligen lyckas i ett företag eller en organisation, är det ibland till hjälp om man vet vad ens jobb går ut på, och vad det innehåller för plikter.

Fråga runt ibland dina medarbetare. "Hej", säger du. "Jag är nyanställd här. Vad är min titel?" Om de svarar "långtidsplanerare" eller "biträdande direktör", kan du för det mesta ta det lugnt och strosa omkring och lösa korsord till din pension. Emellertid kräver de flesta anställningar en del arbete.

Det finns två huvudsakliga sorters arbete i moderna organisationer:

1. Ta emot telefonmeddelande för människor som är på möte
2. Gå på sammanträden.

Den ultimata karriärsstrategin bör vara att skaffa ett jobb som huvudsakligen innehåller nr 2, att gå på sammanträden, så snart som möjligt, eftersom det är där den verkliga prestigen ligger. Visst är det väldigt bra och roligt att kunna ta telefonmeddelanden, men du får aldrig en maktposition, en position där du kan orsaka arbetslöshet för tusentals personer genom ett enda huvudlöst beslut, såvida inte du lär dig att delta i sammanträden.

Det första sammanträdet någonsin hölls i den Messinska eran. I dessa dagar var mannens uppgift att klubba ner sitt villebråd och ta hem det till sin kvinna, som skulle lista ut hur det skulle tillagas. Problemet var att mannen var långsam och förhållandevis naken, medan villebrådet hade varm päls och kunde springa som en antilop. (Det var en antilop men det var ingen som visste om det då).

En vacker dag sa någon: "Kanske vi kan komma på något bättre sätt att jaga på om vi sätter oss ner och försöker kläcka lite idéer!" Det gick extremt bra och dessutom blev det mycket varmare när man satt i en cirkel, så de kom överens om att ha sammanträde även nästa dag, och nästa.

Kvinnorna påpekade dock, förnumstigt, att männen ju inte producerat något, och den mänskliga rasen svalt till större delen. Männen höll med om att detta var allvarligt och sa att de skulle lägga denna fråga högt upp på dagordningen. Nu började kvinnorna, som visserligen var primitiva men inte dumma, att äta växter, och den moderna odlingsformen var född. Detta skulle aldrig ha hänt utan sammanträden.

De moderna affärsmötena, emellertid, är lämpligare att jämföra med en begravning, med den meningen att man samlar ihop en del människor, klädda i obekväma kläder, och som hellre skulle vara någon annanstans. Den största skillnaden är att de flesta begravningar har ett särskilt syfte. Dessutom, blir aldrig något begravet under ett möte.

En idé kan verka död, men den dyker alltid upp på ett annat möte längre fram. Om ni har sett filmen "De levande dödas natt", har ni en ungefärlig uppfattning om hur moderna möten fungerar, med projekt och förslag, som alla trodde man tagit död på. Men hela tiden poppar de upp från sina gravar för att komma tillbaka till sammanträden och äter upp hjärnorna på de levande.

Det finns två sorters möten i huvudsak:

1. Möten som hålles av i stort sett samma skäl som Sveriges nationaldag firas - nämligen av tradition
Till exempel gillar en massa chefspersonal att ha möten på måndagar, bara för att det är måndag. Man blir van vid det. Man måste vänja sig för 83 procent av alla möten är av denna typ (baserat på en studie där jag skrev ner siffror tills det blev en som såg bra ut). Den här typen av möten fungerar enligt samma princip som i småskolan. Alla får säga sitt men skillnaden är att i småskolan har barnen verkligen något att säga.

När det blir din tur, ska du säga att du håller på att arbeta med vad det nu är meningen att du ska arbeta med. Det här kan verka ganska fånigt, eftersom det är ganska självklart att du jobbar med det du ska, och om du inte gjorde det, skulle du ändå säga det. Emellertid är detta det man förväntas säga. Det skulle gå mycket fortare om ledaren för mötet sa: "Alla som arbetar med det den ska räcker upp en hand". Ni skulle vara därifrån på fem minuter även om ni tilläts berätta roliga historier också. Men det är inte så vi gör här i Sverige. Min gissning är att det är så de gör i Japan.

2. Möten som hålles av en påstådd orsak
De är knepigare, för här beror ditt agerande på vad orsaken till mötet är. Ibland är orsaken helt ofarlig, som att någon vill visa overhead-bilder på tårtbitar och ge alla en tjock rapport i ämnet. Allt du behöver göra på ett sånt möte är att bara sitta där och fantisera, sedan ta rapporten med till ditt kontor och kasta bort den. Såvida du inte är vice vd, för i så fall skriver du namnet på någon underlydande i ena hörnet följt av ett frågetecken, ungefär så här: "Nisse?" Sedan skickar du rapporten till Nisse och glömmer bort den totalt (den kommer emellertid att plåga Nisse under resten av hans yrkesverksamma liv).

Ibland kommer du att gå på möten där syftet är att du ska lämna din åsikt om någonting. Det här är väldigt allvarligt för vad det betyder är, att om det visar sig vara ett dumt eller värdelöst förslag kan du vara säker på att få en del av skulden. Därför bör du fly från detta möte innan de får en chans att fråga dig någonting. Ett sätt är att tända eld på slipsen.

Ett annat sätt är att be en bundsförvant att störa dig på mötet med att säga att du har ett mycket viktigt telefonsamtal, från t. ex. företagets vd eller Påven. Det bör bara vara en av dessa två. Det skulle låta lite knäppt om din medarbetare kom in och sa: "Du har ett viktigt telefonsamtal från antingen företagets vd, eller Påven."

Du bör lära dig hur man för anteckningar på ett möte. Använd ett godkänt linjerat block. Högst upp skriver du datum och stryker under det med dubbla streck. Vänta nu tills någon betydande person börjar prata, som t ex din chef. När han gör det, titta på honom med ett djupt intresse, som om han avslöjade livets hemligheter. Sedan ritar du en kedja av sammanhängande rektanglar. Är det ett särskilt långt möte, kan du pröva med lite mer invecklade mönster, eller en karikatyr av chefen.

Om någon somnar på ett möte, ska du få alla andra att lämna rummet. Samla sedan ihop en grupp av kompletta främlingar från gatan, och placera dem omkring den sovande personen tills han vaknar upp. Då skall någon av dem säga: "Pelle, din plan är väldigt, väldigt riskabel. Emellertid ger du oss inget annat val än att pröva den. Jag hoppas bara, för din skull, att du vet vad du ger dig in i." Sedan ska de träda ut ur rummet under tystnad.

Text: Agneta Karlsson (översättning)